B.A.-BA : la mise en place d’une GED en entreprise

La GED, pour Gestion électronique des documents, permet d’optimiser et de moderniser la gestion, l’exploitation et le partage des documents au sein d’une entreprise, notamment en matière de qualité. Finis, les papiers importants perdus, abîmés ou envoyés au mauvais destinataire sans possibilité de corriger le tir ! Facilitant grandement la vie des collaborateurs, elle se met en place en quatre étapes : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion.

Première étape : l’acquisition des documents

Dans une démarche de transition numérique en entreprise, lorsque l’on cherche à mettre en place une politique de gestion électronique des documents, par exemple dans une démarche qualité, il convient tout naturellement de débuter par l’acquisition des documents. Cette étape consiste à enregistrer, classer et indexer les éléments qui viendront enrichir une « bibliothèque numérique ».

Concrètement, les documents papier seront alors numérisés (de manière automatique ou humaine, selon le volume à traiter et l’importance de la sélection à effectuer en amont). Les fichiers numériques préexistants seront collectés en vue de leur intégration. Enfin, une politique d’échange de données informatisées (EDI) sera définie, afin de réduire, petit à petit, le « flux » de documents papier, au profit de leurs pendants numériques.

Deuxième étape : la gestion

La phase de gestion permet de définir le niveau d’habilitation et le rapport aux données générées de chacun des collaborateurs. En effet, certains pourront tout consulter, d’autres (par exemple chez les fournisseurs) n’auront accès qu’à certains éléments, d’autres encore pourront consulter ET modifier les documents…

Bref, il s’agit tout simplement de s’assurer que les informations contenues dans les documents seront en sécurité, et qu’elles seront accessibles aux bonnes personnes. Une sécurité qui sera accrue par l’historique des consultations, permettant de savoir qui a ouvert quel document et à quel moment !

Troisième étape : le stockage

Il n’y a pas de politique de GED réussie sans réflexion poussée sur le stockage des données. Où doivent-elles se trouver ? Sur site ou dans le Cloud ? Et pourquoi pas les deux ? En France, en Europe, plus loin ?

La réponse à ces questions n’est pas anodine : il s’agit aussi pour toute entreprise de se placer en conformité avec le RGPD (règlement général sur la protection des données), qui doit permettre, si vous stockez des données concernant des particuliers, aux propriétaires de ces dernières d’exercer leurs droits de modification, de limitation ou de suppression, et dans des délais raisonnables.

Quatrième étape : la diffusion

Les données sont numérisées, les habilitations sont définies, le stockage est prêt et dans le total respect des normes et des lois ? Il ne reste plus qu’à penser à la diffusion et à la restitution des documents.

Il s’agit là de choisir la plateforme de gestion électronique des documents. Elle doit être simple d’utilisation, accessible rapidement, et enrichie de multiples fonctionnalités pour que la démarche qualité de l’entreprise prenne une dimension inédite. Bref, la diffusion est sans doute l’étape la plus importante !

Justement, quelles sont les fonctionnalités incontournables pour une GED efficace en matière de démarche qualité ? La réponse se trouve dans notre article sur la GED axée qualité !