Quelle est la meilleure solution pour collaborer en interne ?

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Bien collaborer en interne, c’est la condition sine qua none pour qu’une entreprise soit un succès. Or, à l’époque des outils connectés et des solutions digitales, cela ne se résume pas aux échanges « en vrai ». Non : il existe aujourd’hui de nombreuses options connectées pour favoriser les échanges et leur donner une valeur ajoutée inédite. Voici celles qu’il est possible d’envisager !

 

Le SMS

Le SMS est une solution classique pour communiquer en interne. Il peut, d’un certain point de vue, être efficace : il est compatible avec tous les téléphones, il est assez ancien pour être utilisé par tout le monde, peu importe l’âge, il permet d’échanger des images et des contacts, il n’a pas réellement de limite de texte, il est enrichi sur certains terminaux (indications lorsqu’un message est vu, lorsque le destinataire tape sa réponse…), il peut être stocké sans limite de temps… Néanmoins, il souffre de vrais défauts. Tout d’abord, il n’est pas complètement sécurisé. Ensuite, il va se noyer dans une masse de messages personnels, automatiques, promotionnels, sur le téléphone des collaborateurs. Enfin, il n’est indexé que de manière sommaire par les smartphones. Ce n’est donc pas la solution la plus efficace pour collaborer en interne !

 

Les mails

Utiliser des boîtes mail pour communiquer à l’intérieur d’une entreprise, cela fonctionne. En effet, il est possible d’ajouter à un message électronique n’importe quel type de document (textes, images, PDF, applications…). Leur lecture constitue un réflexe pour n’importe quel collaborateur, dès l’arrivée sur le lieu de travail. De plus, le mail peut être reçu en interne comme en externe (sur un smartphone ou une tablette par exemple). Il est donc bien sûr recommandé pour des échanges professionnels. Néanmoins, un bémol est à noter : la masse de mails reçus tous les jours en entreprise augmente le risque qu’une information importante soit « zappée ». Avec les conséquences qu’un tel oubli peut engendrer par la suite.

 

Le mail, du temps perdu au quotidien

Selon une étude réalisée par Adobe, un cadre français passe un peu plus de 5 heures et demie par jour à consulter les courriers qui s'accumulent dans sa boîte mail. C’est autant de temps perdu pour des tâches à plus forte productivité.

 

La messagerie instantanée grand public

De nombreuses entreprises utilisent, pour communiquer en interne, des logiciels comme Skype, Telegram ou WhatsApp. Leurs avantages ? Des discussions en direct, la possibilité d’échanger à deux ou en groupe, l’ajout de documents divers aux conversations, l’existence de versions desktop et portables… Elles sont donc tout à fait efficaces. On notera toutefois qu’elles ne doivent pas servir à échanger des informations confidentielles, pour des questions de sécurité. De plus, elles sont souvent également utilisées à titre personnel : quid du droit à la déconnexion des collaborateurs ?

 

L’inter-connectivité crée des vulnérabilités aussi bien au sein des organisations que pour les individus. À ce titre, il faut que l’on sensibilise les citoyennes et les citoyens.

Olivier Bonnet de Paillerets, Commandant de la cyberdéfense

 

La solution de gestion de projet

Adopter une solution de gestion de projet, comme Trello, Moovapps Task ou encore Monday, c’est donner un « cadre » aux échanges professionnels. Il s’agit en effet d’outils très efficaces, qui compilent les discussions et les informations en les plaçant dans les bonnes cases. Ainsi, contrairement aux mails par exemple, ces solutions vont permettre aux collaborateurs de contribuer à des espaces dédiés – un par projet ou problématique par exemple. Autre avantage : elles ne nécessitent souvent que peu de formation pour être utilisées par tous.

 

La messagerie instantanée professionnelle

A l’instar des messageries instantanées comme Skype, les messageries instantanées professionnelles vont booster les échanges entre collaborateurs, cette fois dans un cadre plus sécurisé et adapté aux problématiques de l’entreprise. Comme Moovapps Teams par exemple, elles changent – en bien – la manière de travailler, augmentent l’efficacité des équipes et réduisent drastiquement le nombre d’e-mails venant encombrer le quotidien des collaborateurs !

 

Comment collaborer efficacement à distance grâce à la suite intégrée Moovapps Collaboration ?

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Les réseaux sociaux professionnels

Grâce aux réseaux sociaux professionnels, les collaborateurs peuvent échanger sur les projets, sur les actualités de l’entreprise, lancer de nouvelles idées… Il s’agit donc d’un excellent outil pour favoriser la communication interne. Néanmoins, ils seront moins pertinents pour faire vraiment avancer les projets : mieux vaut, pour cela, passer une messagerie instantanée professionnelle ou un outil de gestion de projet !

 

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Quelle est la meilleure solution connectée pour collaborer en interne ?

Parmi toutes les solutions connectées qui existent pour collaborer en interne, deux sont à recommander. Les applications de gestion de projet d’une part, pour mieux organiser les échanges, et les solutions de messagerie instantanées professionnelles d’autre part, pour les sécuriser. Ce sont deux dimensions incontournables des échanges professionnels à l’heure de la transformation numérique !

Les applications de messagerie instantanées sont-elles sécurisées ?

Oui… en général ! Ainsi, il n’est pas recommandé de faire circuler des informations importantes sur des messageries instantanées grand public, comme WhatsApp ou Skype. Les solutions professionnelles sont, elles, mieux sécurisées, car conçues justement pour des données sensibles !

Comment s’assurer que les collaborateurs pourront travailler ensemble à distance, quel que soit l’endroit où ils se trouvent ?

Pour favoriser les échanges en n’importe quel point de la planète, il est important de sélectionner une application disponible et accessible sur smartphone comme sur PC. Vos collaborateurs pourront ainsi échanger, dès lors qu’ils disposent d’une connexion 3G, 4G ou Internet !

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