Tout savoir sur… le digital workplace

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La promesse du digital workplace ? Permettre aux collaborateurs de travailler à distance et d’accéder à toutes leurs applications professionnelles et données, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, et quel que soit l’appareil utilisé. Quels sont ses avantages ? Comment le déployer ? Comment impliquer les collaborateurs dans sa création ?

 

Digital workplace, définition

Commençons par bien définir ce dont nous allons parler dans cet article. Le digital workplace, c’est, stricto sensu, un lieu de travail numérique, rendu possible par les nouvelles technologies et les outils collaboratifs et connectés. Il permet de créer un équivalent virtuel du lieu de travail physique, dans lequel toutes les données sont accessibles en quelques clics et en temps réel.

 

De vrais avantages pour le digital workplace

Mettre en place un digital workplace constitue une réelle opportunité pour les entreprises. Lesquelles peuvent bénéficier de nombreux avantages. Parmi ceux-ci, voilà les plus importants :

  • Il permet aux collaborateurs d’avancer sur leurs dossiers, quels que soient les aléas et les problèmes rencontrés ;
  • Il contribue à la motivation des collaborateurs ;
  • Il constitue un argument pour convaincre de potentielles recrues ;
  • Il permet aux entreprises de repenser les processus traditionnels, et donc d’accroître l’efficacité de l’organisation ;
  • Il offre une toute nouvelle efficacité aux collaborateurs, que ce soit pour gérer des conflits (SAV), conseiller les clients ou anticiper les difficultés ;
  • Enfin, avec lui, les entreprises peuvent réduire leur empreinte physique, puisque certains processus (stockage de documents, échanges sur un dossier) ne sont plus matérialisés, mais effectués à distance.
12%
Selon une étude récente de The Oxford Institute for Economic Policy, 12% seulement des organisations peuvent être considérées parmi les précurseurs du concept de digital workplace. Cela signifie que 88% des entreprises doivent encore s’approprier véritablement cet outil !

 

Plus qu’un Intranet collaboratif

De fait, pour constituer une réussite, le digital workplace ne doit pas être un simple Intranet. Il va en effet plus loin, est constitué de “briques” en fonction des besoins des collaborateurs, et doit être enrichi au fur et à mesure des missions menées et projets lancés. Ainsi, le digital workplace est une plateforme collaborative, créée sur mesure pour l’entreprise dans laquelle elle est installée. Il met ainsi au centre de ses préoccupations les collaborateurs, les besoins auxquels il répond, et les outils qui permettent de collaborer, en interne comme en externe.

 

Comment déployer un digital workplace ?

Déployer un digital workplace, cela se fait en plusieurs étapes. Cinq, pour être exact :

  • Étape 1 : le diagnostic. Il peut être mené en interne, mais il est souvent plus réussi lorsque l’on fait appel à un prestataire externe. Ce dernier va alors analyser les process de l’entreprise, identifier les points forts et les points faibles, répertorier les solutions digitales déjà déployées (et celles qui sont réellement utilisées…), le tout pour, in fine, formuler des recommandations ;
  • Étape 2 : le recueil des besoins des collaborateurs, pour identifier les solutions qui pourraient être déployées ;
  • Étape 3 : le choix des “briques” qui vont composer le digital workplace, répondant ainsi aux besoins exprimés par les collaborateurs et permettant d’effectuer 100% des tâches courantes ;
  • Étape 4 : la formation des collaborateurs, menée en parallèle du paramétrage des solutions et des premiers essais ;
  • Étape 5 : le déploiement du digital workplace.

Après le déploiement, ce n’est pas fini : il faut en effet s’assurer que le digital workplace répond concrètement aux besoins des collaborateurs. C’est pourquoi il convient de définir en amont des indicateurs clés de performance (ou KPI), permettant si besoin de corriger le tir !

 

Fermob, une transformation globale

Grâce aux outils développés par Moovapps, Fermob a pu faire entrer le numérique au sein de son entreprise pour assurer sa pérennité. L’entreprise a ainsi défini une vingtaine de projets prioritaires, sur différents métiers allant de la vente à la production en passant par le marketing ou encore la finance. Résultat ? Avec son digital workplace, ses collaborateurs sont plus efficaces !

 

Vous souhaitez en savoir plus sur le digital workplace ? Contactez les équipes de Moovapps !

Qu’est-ce qu’un digital workplace ?

Le digital workplace est un lieu de travail numérique, créé par les nouvelles technologies et les outils collaboratifs et connectés. Il permet de créer un équivalent virtuel du lieu de travail physique.

Est-ce plus qu’un portail d’entreprise ou un intranet ?

Oui ! Le digital workplace doit être vu comme une plateforme collaborative évolutive, en fonction des besoins des collaborateurs. Il donne accès, après authentification, à toutes les données nécessaires pour accomplir ses missions et ses tâches.

Comment déployer un digital workplace ?

Le déploiement d’un digital workplace passe en premier lieu par la réalisation d’un diagnostic, préférablement par un prestataire externe à l’entreprise. Celui-ci permettra de trouver les meilleures solutions à déployer, pour lesquelles les collaborateurs seront formés.

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