B.A.-BA : la digitalisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures n’est pas uniquement une « belle concrétisation » de la transformation digitale en entreprise. C’est aussi une volonté de l’Etat, qui incite, depuis 2014, les professionnels à enclencher cette démarche – d’ici 2020, 100% des factures à destination des acteurs du secteur public devront être numériques ! Mais de quoi parle-t-on exactement ? Comment bien mener un projet de « démat’ » ? Moovapps vous explique tout !

C’est quoi, la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Commençons par bien définir ce dont nous allons parler dans cet article. Au concept de dématérialisation des factures fournisseurs peuvent correspondre à plusieurs réalités, plusieurs niveaux :

• le simple envoi par mail d’une facture en PDF, le niveau « basique » ;
• la lecture automatique des factures, reçues par mail ou courrier, via des technologies OCR, qui sont ensuite intégrées au système de comptabilité, le niveau « intermédiaire » ;
• la dématérialisation complète, sur l’ensemble de la chaîne, du fournisseur au payeur via un système d’EDI (échange de données informatisées), le niveau « supérieur ».

Les impératifs de la facture électronique

Pour être légalement valide, la facture électronique doit respecter quatre impératifs. Elle doit d’abord permettre de garantir l’identité de l’émetteur, ensuite d’assurer l’intégrité de la facture (il doit être impossible de la modifier), de garantir la lisibilité du document par son destinataire (il doit s’agir d’un format courant), et enfin de contenir les mêmes mentions légales qu’une version papier.

Pour cela, trois options sont possibles :

• utiliser un certificat qualifié pour apposer sur le document une signature électronique ;
• mettre en place des contrôles, pour lier la facture à la transaction ;
• utiliser le même outil que le fournisseur, par exemple un logiciel de gestion intégrée.

Pourquoi dématérialiser les factures ?

Au-delà de l’aspect légal, qui concernera petit à petit toutes les entreprises – et non plus uniquement celles qui facturent des services publics –, la dématérialisation des factures présente un avantage économique. En effet, le coût du traitement d’une facture dématérialisée serait, selon l’Etat, 5 fois inférieur à celui d’une facture papier, passant de 16 à 3 euros. Pourquoi ? L’absence de fournitures (papier, enveloppe, encre…), certes, mais aussi et surtout de véritables gains de productivité. Là où 6 000 factures papier sont traitées annuellement par une personne à temps plein, 90 000 factures par an peuvent être vérifiées avec une dématérialisation à 80% !

Les avantages pour le fournisseur

La dématérialisation n’a pas que des avantages pour l’entreprise qui reçoit les factures. Les fournisseurs y trouvent aussi leur compte ! En effet, lorsque les factures sont complètement dématérialisées, selon les données officielles, le règlement est à 99% opéré à échéance, contre moins de 50% des factures papier qui profitent d’un règlement à échéance.

Pour bien gérer son processus de dématérialisation, il est plus qu’intéressant de s’équiper d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs. La preuve ? Voici 7 fonctionnalités intégrées à ce type de solution très pratiques et très simples à mettre en œuvre, pour une facturation plus sereine !