Top 5 des avantages de la dématérialisation des factures

Dématérialiser les factures dans un cabinet d’expertise-comptable, mais aussi dans n’importe quel autre type d’entreprise, c’est bénéficier d’une solution simple à mettre en œuvre pour améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts. Mais quels sont les avantages de cet élément incontournable de la transformation numérique ? Comment profiter vraiment de ces bénéfices ? Visiativ vous explique tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet !

1/ La dématérialisation des factures offre les mêmes garanties que les factures « classiques »

La loi encadre parfaitement la facturation électronique, en lui accordant la même valeur qu’une facture papier classique. Il n’y a donc aucune raison de ne pas sauter le pas ! Rappelons, tout de même, qu’il existe quatres conditions pour que la dématérialisation de ces documents soit valable :

• • L’authenticité de l’émetteur de la facture doit être assurée ;
  • L’intégrité du contenu doit être certifié (il doit donc être non-altéré) ;
  • Sa lisibilité doit être possible, de la réception de la facture à la fin de sa période de conservation ;
  • Il doit contenir les mêmes mentions légales qu’une version papier.

S’il peut paraître contraignant, ce cadre juridique est vertueux. En effet, il renforce la confiance que peuvent ressentir les clients des cabinets d’expertise-comptable vis-à-vis de la dématérialisation des factures. Il les incite, eux-mêmes, à adopter une solution qui rendrait possible cette transformation !

2/ La dématérialisation des factures permet de réduire les coûts

C’est peut-être la principale raison de se lancer dans une politique « zéro papier ». La dématérialisation des factures permet de réduire les coûts en entreprise, sans parler du coût environnemental, l’ADEME estimant par exemple que l’industrie du papier contribue à l’émission de près de 600 millions de tonnes de CO2 tous les ans.

Ainsi, selon le Syndicat national des supports d’image et d’information, une entreprise d’une centaine de salariés dépenserait chaque année entre 10.000 et 25.000 euros de papiers et matériel, juste pour sa consommation interne. Les impressions inutiles représenteraient, elles, 300 millions d’euros au niveau national !

Avec la dématérialisation des factures, c’est une source de dépense considérable qui s’allège. Le tout, sans frustration ou perte d’efficacité opérationnelle.

3/ La dématérialisation des factures réduit les délais de traitement

Incontestablement, la dématérialisation des factures est l’alliée de l’efficacité opérationnelle. Elle contribue ainsi à une réduction drastique des coûts et des délais de traitement. En effet, les factures papiers sont traitées en moyenne en 14 jours, et coûtent environ 15 euros pièce (temps passé dessus par un collaborateur).

Avec la digitalisation de la facturation, les délais et coûts sont divisés par 5. Les erreurs de saisie sont évitées, les envois et échanges de pièces sont instantanés, et les paiements sont déclenchés plus vite. De quoi laisser le temps aux collaborateurs de se pencher sur des tâches à plus forte valeur ajoutée !

Ainsi, on constate que le règlement des factures dématérialisées est à 99% opéré à échéance, contre moins de 50% pour les factures papier.

4/ La dématérialisation des factures renforce la traçabilité des opérations

Avec la digitalisation de la facturation, les cabinets d’expertise-comptable renforcent la traçabilité de leurs opérations. En effet, les informations que contiennent les factures sont automatiquement reconnues et intégrées au système d’information via la politique de GED (Gestion électronique des documents), grâce aux fonctions d’OCR (Reconnaissance optique des caractères) et de LAD (Lecture automatique de documents).

Résultat ? Il est possible de retrouver rapidement et en quelques clics n’importe quelle facture, bien au-delà de sa durée légale de conservation !

5/ La dématérialisation des factures renforce la satisfaction client

Comme tout élément de la transformation numérique, la dématérialisation des factures permet aussi de soigner la satisfaction client. Ce dernier peut en effet retrouver n’importe quel document sur une plateforme collaborative, échanger avec son expert-comptable sur le sujet, l’exporter… Ce procédé supprime donc toute frustration sur la facturation… même s’il ne peut rien faire pour le montant affiché !

– Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures, c’est l’envoi de factures au format électronique (le plus souvent, en PDF), plutôt qu’au format papier classique. C’est l’un des aspects de la transformation numérique du monde professionnel.

– Pourquoi dématérialiser les factures ?

La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet de gagner en temps de traitement. Ensuite, elle soulage les budgets des entreprises, le papier ayant un coût réel. Enfin, elle permet de centraliser ces documents, pour les retrouver au plus vite !

– La facture électronique est-elle obligatoire ?

Cela dépend des domaines. Ainsi, si elle n’est pas obligatoire d’une entreprise privée à une autre, elle l’est pour toutes les entreprises qui fournissent des produits ou des services à des collectivités territoriales ou à des établissements publics.

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