RH : comment simplifier et améliorer vos process avec le numérique ?

S’il occupe un rôle central dans la vie de l’entreprise (qu’il s’agisse du recrutement ou de la fidélisation des collaborateurs), le département des Ressources humaines est souvent le dernier à faire l’objet d’une transformation numérique. Pourtant, la digitalisation des process présente de nombreux avantages. Elle permet en effet tout à la fois de les simplifier et de les améliorer ! Voici comment procéder.

La phase d’analyse

Vous souhaitez simplifier et améliorer vos process RH grâce au numérique ? Avant de vous lancer, il va vous falloir faire le point sur votre fonctionnement actuel. Il s’agira ainsi d’identifier les documents impliqués et gérés dans le quotidien des collaborateurs, et les process qui sont rattachés à la gestion de ces documents.

Ensuite, il vous faudra procéder par étapes :

• • Listez les process ;
  • Identifiez les points problématiques pour chacun des process (« trop lent », « taux de non-réponse élevé », « sollicitations nombreuses des collaborateurs »…) ;
  • Identifiez les bénéfices attendus de la transformation numérique ;
  • Évaluez les efforts nécessaires pour mettre en œuvre cette nouvelle démarche ;
  • Priorisez, in fine, vos process à digitaliser pour créer une feuille de route numérique.

Notre conseil ? Dans cette démarche de transformation digitale, faites-vous accompagner par un expert de la question. C’est du temps de gagné en phase de lancement comme dans le choix des solutions !

Dématérialisez aussi les recrutements

Aujourd’hui, les candidats (et en particulier les collaborateurs les plus demandés) n’ont plus envie de faire face à un processus de recrutement fastidieux. Pourquoi, dès lors, ne pas profiter de la digitalisation pour rendre plus facile et plus fluide les candidatures ?

De nombreux outils – à commencer par LinkedIn ou Indeed – proposent en effet des solutions de candidatures simplifiées. Cela vous permettra, par ailleurs, de centraliser les messages reçus, de les trier et de gérer les réponses à apporter.

Ensuite, le choix de votre nouveau collaborateur effectué, appuyez-vous sur le Cloud pour la signature du contrat. La promesse d’embauche envoyée par mail, imprimée par le candidat retenu, signée, scannée et renvoyée par mail, c’est du passé ! En vous équipant d’une solution de signature électronique, vous montrerez à celui ou celle qui va rejoindre vos équipes votre niveau d’aisance avec le digital. De même, il ou elle appréciera de recevoir immédiatement, par mail ou via un lien Drive, un exemplaire de son contrat signé – ce qui peut être pratique pour les candidats qui doivent monter un dossier de location en vue d’une mutation professionnelle.

Dématérialisez la gestion quotidienne des demandes des collaborateurs

Au quotidien, les collaborateurs formulent de nombreuses demandes à leurs services RH. Congés, passage en télétravail, démission, candidatures pour un poste ouvert en interne… Autant de process qui nécessitent bien trop souvent, encore, de compléter des formulaires papiers.

Or, en adoptant une plateforme collaborative, vous permettrez à vos équipes d’accomplir la plupart des démarches en ligne. Autre avantage : elles pourront voir où en sont leurs demandes, et consulter les réponses apportées. Autant dire, au passage, que cela libérera votre ligne téléphonique professionnelle des appels du type « Au fait, est-ce que vous avez vu que j’ai demandé la semaine du 10 juin ? » et votre boîte des mails du même acabit…

– Comment le recrutement peut-il être digitalisé ?

Le recrutement peut être digitalisé de plusieurs façons. Il peut s’agir, par exemple, d’utiliser une plateforme en ligne pour gérer ses annonces et les candidatures. De gérer les entretiens à distance. De proposer une signature du contrat en ligne. Bref, le traditionnel combo lettre de motivation + CV envoyé par la Poste a bel et bien vécu !

– Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est un réseau informatique privé, réservé aux collaborateurs d’une même entreprise ou d’un groupe d’entreprises, reposant sur les mêmes protocoles qu’Internet. De fait, il a pour « mission » d’offrir certaines fonctionnalités, collaboratives ou non, aux membres d’une organisation.

– Peut-on se connecter à un intranet… à l’extérieur de l’entreprise ?

Oui, mais il faut pour cela que l’entreprise ou l’organisation qui gère le réseau Intranet l’ait décidé. Il faudra alors installer sur le poste distant un accès VPN, qui créera un « lien » entre celui-ci et le serveur. Toutes les fonctionnalités de l’Intranet seront alors accessibles depuis n’importe quel endroit, tant que l’ordinateur est connecté à Internet.

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