Top 5 des fonctionnalités d’un Drive professionnel

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On l’a vu, l’adoption d’un Drive est l’une des principales composantes de la transformation numérique d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Il faut dire que cette solution offre de nombreuses fonctionnalités, toutes plus pratiques les unes que les autres. Lesquelles ? En voici cinq dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer !

 

L’accès 24/7

Un Drive, ce n’est pas un logiciel classique, installé sur une machine et dont l’accès ne se fait qu’à partir de cette dernière. Le Drive repose en effet sur une interface web, laquelle va vous permettre d’accéder à l’ensemble des fichiers stockés dans votre Cloud depuis n’importe quel ordinateur, où que vous vous trouviez dans le monde – que ce soit à 20 mètres de votre bureau ou bien sur une île déserte (mais connectée à Internet tout de même !). De plus, l’accès aux données peut se faire en toute autonomie, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Bien plus pratique que de devoir attendre l’ouverture du service Archives de votre entreprise, ou de devoir se connecter à un VPN, non ?

 

La synchronisation en temps réel

Un fichier, plusieurs versions en circulation sur les postes des collaborateurs ? C’est fini avec le Drive ! Grâce à la synchronisation en temps réel des dossiers entre plusieurs ordinateurs, les fichiers stockés dans le Drive sont mis à jour automatiquement. Une modification effectuée au sein d’un service s’affiche ainsi de manière instantanée, partout où le fichier est accessible. Ainsi, quelle que soit la machine, quel que soit l’utilisateur, c’est automatiquement la version la plus récente qui s’affiche.

 

Le partage sécurisé en interne…

Avec un Drive professionnel, vos collaborateurs peuvent échanger des documents, annoter des fichiers, charger des éléments… en toute sécurité, les fichiers étant cryptés. Autre information rassurante : vous disposez d’une traçabilité totale des mouvements des fichiers dans l’entreprise. Idéal pour savoir qui a créé quoi, qui a fait quelle modification, qui a envoyé quel fichier et à quel service !

 

… comme en externe

Un Drive professionnel vous permet de maîtriser totalement le parcours de vos fichiers partagés en externe. En effet, les utilisateurs peuvent envoyer le lien d’un dossier ou d’un document à une ou plusieurs personnes, autoriser ou non la modification et l’ajout d’éléments, voire créer un data room d’échange de fichier.

 

L’historique des fichiers

La situation est classique : vos équipes travaillent sur un document, partent dans une certaine direction, enrichissent le fichier, font des modifications… avant de s’apercevoir, au bout de quelques semaines, qu’ils auraient dû prendre une orientation toute différente. Faut-il pour autant recommencer à zéro ? Non, pas avec un Drive professionnel ! Vous disposez en effet d’une fonctionnalité de versioning, sauvegardant automatiquement les versions antérieures de l’ensemble des fichiers synchronisés. Même les documents supprimés peuvent être retrouvés, le tout en quelques clics depuis l’interface web.

Convaincu ? Il ne vous reste plus qu’à choisir votre solution de Drive professionnel.

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